Nato Digital: Crucial para a Gestão Pública Transparente

Você sabe o que é um documento nato digital e por que ele é tão importante para a sua gestão? Se a resposta for “não”, não se preocupe — você não está sozinho. Muitos gestores públicos ainda confundem documentos digitalizados com documentos nato-digitais, e isso pode gerar uma série de problemas legais e operacionais. Afinal, quando o assunto é transparência pública, cada detalhe conta.

Hoje, com a cobrança crescente dos órgãos de controle e o olhar atento da população, implementar práticas modernas e seguras de gestão documental deixou de ser uma opção — passou a ser uma necessidade. E nesse cenário, os documentos nato-digitais surgem como um dos pilares para garantir conformidade com a legislação, agilidade nos processos internos e, acima de tudo, uma gestão verdadeiramente transparente.

Neste artigo, vamos te mostrar tudo o que você precisa saber sobre esse tema. Continue lendo para entender o que é nato digital, quais são suas vantagens, como aplicá-lo na prática e, principalmente, como ele pode te ajudar a evitar multas, processos e desgastes com a oposição e imprensa local.

O que é um documento nato digital, afinal?

Um documento nato digital é aquele que já nasce em formato eletrônico. Ou seja, ele é criado, assinado e armazenado diretamente no meio digital, sem nunca ter existido em papel. Diferente de documentos escaneados, ele não passa por nenhuma etapa de digitalização — seu ciclo de vida ocorre totalmente em ambiente digital.

A diferença entre um documento nato digital e um físico é muito mais do que apenas o formato. Trata-se de uma mudança estrutural na forma como a informação é produzida, validada e acessada. Documentos nato-digitais possuem validade jurídica plena, desde que sigam os critérios legais exigidos, como o uso de assinatura digital qualificada e a preservação dos metadados obrigatórios.

Ademais, esses documentos são mais seguros, porque reduzem o risco de fraudes, extravios ou alterações indevidas. Além disso, eliminam custos com impressão, papel, transporte e armazenamento físico — o que representa uma economia significativa ao longo do tempo.

Atualmente, a criação e o uso de arquivos nato digitais estão totalmente alinhados com as diretrizes dos Tribunais de Contas e com a legislação vigente, como o Decreto nº 10.278/2020. Portanto, adotar essa prática facilita auditorias, agiliza processos internos e garante um nível muito maior de transparência pública, algo essencial para a boa gestão.

Diferença entre documento digitalizado e nato digital

É comum confundir os dois conceitos. Contudo, a diferença entre documento digitalizado e documento nato digital existe claramente — e gestores públicos precisam compreendê-la bem.

O documento digitalizado é aquele que nasceu em papel. Alguém imprimiu o documento, assinou fisicamente e depois o digitalizou com um scanner, transformando-o em arquivo eletrônico. Contudo, mesmo digitalizado, esse documento carrega a fragilidade do papel, já que não é possível auditar automaticamente sua origem, e sua integridade pode gerar dúvidas.

Já o nato digital é criado diretamente em um sistema eletrônico. Por exemplo: um contrato elaborado no Word, assinado digitalmente com certificado ICP-Brasil e salvo em PDF/A na nuvem, é um documento nato digital. Desde sua concepção até sua assinatura e arquivamento, todo o processo ocorreu em meio digital, com rastreabilidade e segurança.

Similarmente, se esse mesmo contrato fosse impresso, assinado à caneta e depois escaneado, ele se tornaria apenas um documento digitalizado. Embora ainda possa ter valor legal, ele não possui o mesmo nível de confiabilidade técnica exigido pelas normas atuais.

Portanto, embora ambos possam ser aceitos em determinados contextos, o documento nato digital é consideravelmente mais seguro, facilmente auditável, e atende com mais rigor os padrões estabelecidos pelas Leis de Transparência Pública e pelos órgãos de controle.

Por que o nato digital é tão importante na gestão pública?

A adoção do nato digital não é apenas uma tendência tecnológica passageira — é, na verdade, uma necessidade urgente para as gestões públicas que desejam ser mais eficientes, organizadas e transparentes. Todos os dias, prefeituras e câmaras municipais lidam com uma enorme quantidade de documentos: ofícios, contratos, relatórios, atas, portarias, entre outros.

Quando essa produção documental acontece de forma manual, ou seja, em papel, diversos problemas surgem. Afinal, documentos físicos podem se perder, extraviar ou danificar facilmente. Além disso, geram retrabalho constante: equipes preenchem as mesmas informações várias vezes, perdem arquivos entre setores, descumprem prazos e enfrentam dificuldades crescentes no controle.

Agora, imagine esse mesmo fluxo funcionando com rapidez, clareza e total rastreabilidade. É justamente isso que os documentos nato-digitais proporcionam. Eles eliminam etapas desnecessárias, facilitam a gestão da informação e, sobretudo, garantem maior segurança jurídica e operacional.

Ademais, órgãos de fiscalização como o Ministério Público e os Tribunais de Contas estão cada vez mais rigorosos quanto ao cumprimento das Leis de Transparência. Atualmente, não basta publicar documentos no portal — é preciso garantir que esses arquivos estejam completos, corretos, com data, assinatura digital e acessíveis ao cidadão.

Ter um sistema confiável, que registre cada etapa do processo e gere documentos nato digitais com validade jurídica, é fundamental para evitar advertências, multas ou, em casos mais graves, processos de improbidade administrativa.

Benefícios da aplicação do nato digital

A implementação do nato digital não traz benefícios apenas no campo legal. Na prática, toda a estrutura da gestão pública se torna mais eficiente, produtiva e menos burocrática.

Veja, abaixo, algumas das principais vantagens da aplicação dos documentos nato-digitais:

• Economia: Redução significativa nos gastos com papel, toner, impressão, envelopes, logística e armazenamento físico. A economia é visível já nos primeiros meses.

• Eficiência: Os processos ganham agilidade. Documentos são criados, assinados e enviados com poucos cliques, evitando filas, deslocamentos e atrasos.

• Segurança: Cada documento nato digital pode ser auditado digitalmente, o que reduz o risco de extravio, falsificação ou perda de informações importantes.

• Transparência: O acesso às informações é facilitado para qualquer cidadão. Isso fortalece a imagem da gestão pública, gera mais confiança na população e evita ataques da oposição.

• Conformidade legal: Atende integralmente aos normativos atuais, como o Decreto nº 10.278/2020 e a Lei nº 14.129/2021. Isso demonstra compromisso com a legalidade e reduz riscos jurídicos para o gestor.

Portanto, investir na produção e organização de documentos nato-digitais é mais do que uma modernização — é um passo fundamental para garantir uma gestão 100% transparente, eficiente e protegida.

O que diz a lei sobre documentos nato-digitais?

Sim, já existem leis específicas que regulamentam tanto a criação quanto o uso dos documentos nato-digitais no Brasil. Esse arcabouço legal garante segurança jurídica às gestões públicas que adotam processos digitais e, sobretudo, reforça a necessidade de modernização documental nas administrações municipais.

A principal norma que trata diretamente do tema é o Decreto nº 10.278/2020. Ele estabelece critérios técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados, assegurando que, quando respeitados determinados requisitos, os documentos digitais — incluindo os nato digitais — tenham a mesma validade legal que os documentos físicos.

Conforme o decreto, para que um documento nato digital seja juridicamente aceito, ele deve atender aos seguintes critérios fundamentais:

• Autenticidade: comprovação de que o documento foi realmente produzido pela fonte declarada;
• Integridade: garantia de que o conteúdo não foi alterado após sua criação;
• Rastreabilidade: capacidade de auditar e identificar cada etapa da criação e tramitação do documento;
• Armazenamento seguro: uso de formatos digitais padronizados (como PDF/A) e sistemas que garantam a preservação e acessibilidade dos dados por longo prazo.

Ademais, a Lei nº 14.129/2021, conhecida como Lei do Governo Digital, complementa esse cenário ao estabelecer diretrizes para a transformação digital da administração pública. Entre seus principais pilares, destaca-se a exigência de interoperabilidade entre sistemas, eficiência na prestação dos serviços públicos e, principalmente, a produção e tramitação digital de documentos oficiais, reforçando ainda mais a importância dos documentos nato-digitais nesse processo.

Igualmente, outras legislações específicas, como a Lei nº 12.682/2012 (que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos), também contribuem para consolidar o uso do nato digital como uma prática segura, moderna e legalmente respaldada.

Portanto, adotar os documentos nato-digitais não é apenas uma escolha estratégica, mas também uma exigência legal crescente. Estar em conformidade com essas normas é essencial para evitar sanções e garantir uma gestão pública moderna, eficiente e totalmente transparente.

Como fazer um documento nato digital na prática?

Criar um documento nato digital é mais simples do que parece — desde que você siga alguns critérios técnicos. Afinal, não basta gerar um arquivo no computador. Para ser considerado nato digital, o documento precisa nascer digital, possuir autenticação digital e contar com armazenamento seguro.

Passo a passo para criar arquivos nato-digitais

1. Use um sistema confiável: documentos gerados em sistemas de gestão (como contabilidade, RH ou licitações) são naturalmente digitais.
2. Inclua os metadados obrigatórios: esses dados garantem a rastreabilidade e autenticidade do arquivo.
3. Assine digitalmente: utilize um certificado digital no padrão ICP-Brasil. Assim, o documento terá validade jurídica.
4. Armazene corretamente: salve em formatos recomendados, como PDF/A, e garanta backup em local seguro.

Esses cuidados são indispensáveis para garantir que o documento nato digital seja aceito legalmente e facilite o trabalho da Controladoria.

Exemplo de documento nato digital na gestão pública

Na prática, muitos gestores já lidam com documentos nato-digitais — mas nem sempre sabem disso. Veja alguns exemplos comuns:

• Portarias administrativas emitidas por sistemas internos, assinadas digitalmente;
• Relatórios contábeis gerados automaticamente pelos sistemas de contabilidade;
• Atas de reuniões digitadas, assinadas com certificado digital e publicadas no portal;
• Procuração nato digital enviada por e-mail com autenticação eletrônica;
• Contratos e convênios celebrados e assinados 100% em meio digital.

Outrossim, é importante garantir que todos esses arquivos mantenham os critérios técnicos exigidos por lei. Isso evita questionamentos futuros dos órgãos de controle.

Como implementar o nato digital na sua gestão pública

Planeje cuidadosamente a implementação do Nato Digital para garantir resultados positivos e duradouros. Na prática, muitos erros ocorrem justamente quando os setores internos não alinham o que fazer, gerando confusão e retrabalho. Diante disso, sugerimos um caminho claro, seguro e eficiente para que sua gestão alcance a plena digitalização dos documentos.

Passos para implementar documentos nato-digitais

1. Faça um diagnóstico completo: verifique como os documentos são produzidos e armazenados atualmente.
2. Padronize os processos internos: cada setor deve saber como criar e assinar um documento nato digital corretamente.
3. Capacite a equipe: o sucesso da implementação depende do treinamento dos responsáveis.
4. Monitore e corrija falhas: crie um processo contínuo de avaliação e melhoria.

Nesse contexto, a CR2 pode auxiliar sua gestão pública em cada uma dessas etapas, proporcionando uma transição tranquila, segura e eficiente para um ambiente 100% digital, moderno e transparente.

Conclusão: O nato digital é o futuro — e ele já começou

Ignorar a transformação digital não é mais uma opção para gestores públicos. O uso do documento nato digital vai muito além de uma questão tecnológica. Ele representa economia, eficiência, legalidade e, sobretudo, transparência.

Prefeituras e câmaras que continuam dependendo de processos manuais estão se colocando em risco. Afinal, a legislação está clara. O cidadão está mais exigente. E os órgãos de fiscalização, mais atentos do que nunca.

A boa notícia? Ainda dá tempo de corrigir os erros e implementar os documentos nato-digitais de forma organizada e segura. Com os passos certos, sua gestão pode se destacar positivamente — e até conquistar o tão sonhado Selo Diamante no PNTP.

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Bárbara Albuquerque