Memorando: O que é, Tipos, Exemplos e Modelo

Um memorando é uma ferramenta essencial para melhorar a comunicação formal dentro das prefeituras municipais. Seja para transmitir instruções, registrar decisões ou comunicar informações importantes, o memorando garante clareza e objetividade nas mensagens oficiais. Neste artigo, explicaremos o que é um memorando, suas diferentes aplicações, tipos, exemplos práticos e apresentaremos um modelo que pode ser utilizado na gestão pública. Ao final, você estará preparado para usar o memorando de forma eficiente na sua administração municipal.

Neste post vamos explicar:

O que é um memorando?

Um memorando é um documento administrativo utilizado para comunicação formal dentro de uma organização, como uma prefeitura municipal. Diferente de uma carta, ele é mais direto e conciso, destinado principalmente a transmitir informações importantes, decisões ou instruções de maneira rápida e clara.

A função principal de um memorando é documentar uma comunicação interna ou externa de forma oficial. Por isso, ele é amplamente usado para assegurar que todos os envolvidos estejam cientes das informações compartilhadas, minimizando mal-entendidos e garantindo transparência nos processos administrativos.

Quando gestores municipais compreendem o que é um memorando e como utilizá-lo, promovem uma comunicação mais eficiente e organizada, facilitando o andamento das atividades e o cumprimento das normas e diretrizes da administração pública.

Como se define a estrutura de um memorando?

A estrutura de um memorando deve ser clara e objetiva, facilitando a comunicação e o entendimento da mensagem. Um memorando geralmente compõe-se dos seguintes elementos:

Cabeçalho: Contém o nome da entidade (como a prefeitura), o número do memorando, a data de emissão e o destinatário. O cabeçalho é importante para identificar o documento e organizá-lo adequadamente.
Assunto: Indica o tema principal do memorando de forma breve e direta. Esta seção deve resumir o conteúdo, permitindo ao leitor entender rapidamente o propósito do documento.
Corpo do Texto: É a parte principal do memorando, onde são apresentadas as informações detalhadas, instruções ou decisões. Organize o corpo em parágrafos curtos para manter a objetividade e a clareza do conteúdo.
Conclusão: Um resumo final ou uma solicitação de ação, caso necessário. Essa parte reforça a importância das informações e indica os próximos passos que devem ser tomados.
Assinatura: Inclui o nome e o cargo da pessoa responsável pelo memorando. A assinatura confere autenticidade ao documento e identifica o emissor.

Definir e seguir essa estrutura é fundamental para que o memorando cumpra sua função de maneira eficaz, assegurando que todos os envolvidos compreendam a mensagem e tomem as medidas necessárias.

Quando utilizar um memorando?

Use o memorando sempre que for necessário formalizar uma comunicação dentro da administração pública. Ele é especialmente útil em situações que exigem clareza e registro oficial, como:

Comunicação Interna: Para transmitir informações entre diferentes setores ou departamentos da prefeitura, como instruções de procedimentos, avisos de reuniões, mudanças em políticas internas ou atualizações importantes que afetam toda a equipe.
Comunicação Externa: Quando é necessário comunicar-se oficialmente com outras entidades públicas, como outras prefeituras, câmaras municipais, secretarias estaduais ou federais, além de organizações não governamentais ou empresas privadas envolvidas em parcerias ou convênios.
Registro de Decisões: Para documentar decisões administrativas importantes que precisem ser consultadas no futuro, como aprovações de projetos, ajustes em orçamentos, ou mudanças em processos operacionais.
Solicitação de Ações: Quando é preciso solicitar uma ação específica de um setor ou colaborador, como a entrega de documentos, relatórios, ou a implementação de novas diretrizes.

Utilizar um memorando de forma apropriada garante que o destinatário receba as informações de maneira clara e eficiente, além de criar um registro formal para consultas futuras, promovendo transparência e responsabilidade na gestão pública.

Quais são as características de um memorando?

Um memorando possui características específicas que o tornam uma ferramenta eficaz para a comunicação oficial na administração pública. Entre as principais características, destacam-se:

Objetividade e Clareza: Um memorando deve ser direto e conciso, abordando apenas o tema relevante sem rodeios. A linguagem utilizada deve ser clara, facilitando o entendimento rápido e preciso por parte do destinatário.
Formalidade: A linguagem empregada no memorando é formal, apropriada ao ambiente administrativo, respeitando normas gramaticais e evitando expressões coloquiais. Isso garante o tom de seriedade e profissionalismo adequado para documentos oficiais.
Finalidade Específica: Cada memorando é direcionado a um assunto ou objetivo específico, como uma instrução, aviso, decisão ou solicitação. Essa característica assegura que o conteúdo seja relevante e focado, evitando confusões ou interpretações incorretas.
Registro Documental: Um memorando é um documento oficial que deve ser arquivado para consultas futuras. Ele serve como prova de comunicação e pode ser usado para verificar decisões, instruções ou informações passadas.
Distribuição Direcionada: O memorando é sempre direcionado a destinatários específicos, seja um setor, um funcionário ou uma entidade externa. Isso garante que a informação chegue a quem realmente precisa dela, de maneira rápida e eficiente.

Essas características fazem do memorando uma ferramenta essencial para garantir a transparência, a organização e a eficácia na comunicação administrativa das prefeituras, promovendo uma gestão pública mais eficiente e responsável.

Tipos de memorando

Existem diferentes tipos de memorando, cada um com uma finalidade específica dentro da administração pública. Você deve conhecer esses tipos para escolher o formato adequado a cada situação. Veja os principais tipos de memorando:

Memorando Interno: Usado para comunicação entre setores ou departamentos da mesma entidade, como uma prefeitura. Ele é ideal para instruções internas, orientações, avisos sobre procedimentos ou qualquer outra informação relevante para os colaboradores.
Memorando Externo: Utilizado para se comunicar oficialmente com outras entidades ou organizações fora da prefeitura, como outras prefeituras, secretarias estaduais ou empresas parceiras. Serve para formalizar acordos, solicitar informações ou estabelecer parcerias.
Memorando Circular: Destinado a um grupo específico de pessoas ou setores, mas com o mesmo conteúdo. Ele é útil para informar sobre mudanças em políticas, procedimentos gerais ou eventos que afetam diversos departamentos simultaneamente.
Memorando de Entendimento: Utilizado para registrar acordos ou compromissos entre duas ou mais partes, como uma prefeitura e uma entidade externa. Este tipo de memorando documenta as condições acordadas, responsabilidades e prazos para ações conjuntas.
Memorando Informativo: Tem a finalidade de compartilhar informações gerais sem a necessidade de ação imediata. Usa-se para comunicar notícias importantes, atualizações ou fatos relevantes que todos os destinatários devem conhecer.

Ao conhecer e aplicar corretamente cada tipo de memorando, os gestores podem garantir uma comunicação mais eficaz, transparente e organizada, adequada às diferentes necessidades administrativas da gestão pública.

Exemplos de memorando

Para entender melhor como usar um memorando na prática, apresentamos alguns exemplos comuns na gestão pública municipal. Esses exemplos ilustram diferentes situações e tipos de memorandos que você pode utilizar:

Exemplo de Memorando Interno

Assunto: Alteração do horário de expediente
Corpo do Texto: Informamos que, a partir da próxima segunda-feira, o horário de expediente da prefeitura será alterado para 8h às 17h. Solicitamos que todos os setores ajustem suas atividades conforme o novo horário.

Exemplo de Memorando Externo

Assunto: Solicitação de parceria para projeto ambiental
Corpo do Texto: A Prefeitura Municipal de [Nome da Cidade] convida a Secretaria de Meio Ambiente do Estado a participar como parceira no projeto de reflorestamento urbano que será iniciado no próximo semestre. O objetivo é restaurar áreas verdes da cidade e promover a educação ambiental.

Memorando Circular

Assunto: Implementação de novas diretrizes de segurança
Corpo do Texto: Em conformidade com a nova legislação estadual, todos os departamentos devem implementar as diretrizes de segurança descritas no anexo a partir de 1º de outubro. A adesão a essas normas é obrigatória para todos os funcionários e colaboradores.

Memorando de Entendimento

Assunto: Memorando de entendimento entre a Prefeitura e a Associação de Agricultores
Corpo do Texto: Este memorando de entendimento estabelece as bases para a colaboração entre a Prefeitura Municipal de [Nome da Cidade] e a Associação de Agricultores Locais para a promoção de feiras livres mensais. Ambas as partes concordam em promover os eventos, compartilhando responsabilidades logísticas e de divulgação.

Esses exemplos mostram como o memorando se adapta a diferentes contextos e necessidades administrativas, mantendo sempre clareza, formalidade e foco no objetivo da comunicação. Utilizar modelos bem definidos de memorando auxilia na eficácia da comunicação e na transparência das ações administrativas.

Modelo de memorando

Para facilitar a criação de um memorando eficaz, apresentamos um modelo pronto que você pode adaptar às necessidades específicas da sua prefeitura. Este modelo segue todas as diretrizes de estrutura e formalidade necessárias para garantir uma comunicação clara e oficial.

[Cabeçalho]
Prefeitura Municipal de [Nome da Cidade]
Memorando Nº: [Número do Memorando]
Data: [Data de Emissão]
Para: [Nome do Destinatário ou Setor]
Assunto: [Tema ou Motivo do Memorando]

[Corpo do Texto]
Prezados(as),
[Introdução breve com a apresentação do contexto ou motivo do memorando. Em seguida, exponha as informações detalhadas, instruções ou solicitações de maneira objetiva e direta. Utilize parágrafos curtos para facilitar a leitura e a compreensão.]

Exemplo:
“Informamos que, devido à recente alteração na legislação municipal, todos os departamentos devem encaminhar seus relatórios de atividades trimestrais até o dia 15 de outubro. Esta medida visa garantir a conformidade com as normas de transparência pública e facilitar o acesso às informações pela população.”

[Conclusão]
Agradecemos pela atenção e solicitamos a colaboração de todos para o cumprimento das orientações descritas. Para mais informações, favor entrar em contato com o Departamento de Administração.

Atenciosamente,

[Assinatura]
[Nome do Responsável]
[Cargo do Responsável]

Este modelo de memorando é flexível e serve para diversas situações, desde comunicações internas até instruções formais para outros órgãos públicos. Personalize-o de acordo com as necessidades da sua prefeitura para garantir uma comunicação clara, organizada e eficiente.

Conclusão

O memorando é uma ferramenta fundamental para garantir uma comunicação formal, clara e eficiente dentro da administração pública. Ao compreender o que é um memorando, sua estrutura, características e os diferentes tipos, os gestores municipais podem utilizá-lo de forma estratégica para facilitar a troca de informações, registrar decisões importantes e assegurar a transparência nas ações administrativas.

Além disso, com os exemplos e o modelo fornecidos, você pode adaptar e criar memorandos adequados às necessidades específicas de sua prefeitura, promovendo uma gestão mais organizada e responsável. Portanto, não subestime a importância do uso correto do memorando para alcançar uma administração pública eficiente e transparente.

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Ricardo da Fonseca

Especialista em Transparência Pública, foi um dos precursores do tema no mercado brasileiro, ajudando desde 2011 as entidades municipais a ter uma gestão 100% transparente. Fundador e CEO da CR2 Transparência Pública, a maior empresa do Brasil no segmento.