Nato Digital: Crucial para a Gestão Pública Transparente

ssNato digital é o documento criado originalmente em meio eletrônico, com validade jurídica desde a sua origem — e esse conceito vem se tornando, cada vez mais, essencial para garantir tanto a transparência quanto a eficiência na gestão pública. Em um cenário em que prefeituras e câmaras municipais precisam, constantemente, comprovar a autenticidade de suas ações e decisões de forma rápida, segura e auditável, abandonar o papel e adotar processos 100% digitais deixou de ser apenas uma tendência e passou a ser uma necessidade legal e estratégica. Ao longo deste artigo, você vai entender com clareza o que é um documento nato digital, quais são suas principais vantagens, o que diz a legislação vigente e, sobretudo, como implementar essa prática de forma eficaz na rotina da sua administração pública.

O que é um documento nato digital?

Um documento nato digital é aquele que já nasce em formato eletrônico, criado diretamente em um sistema ou plataforma digital, sem nunca ter existido em papel. Isso significa que ele possui validade jurídica desde sua origem, desde que cumpra os requisitos legais de integridade, autenticidade e, quando necessário, assinatura digital. Diferente de arquivos escaneados, o nato digital não é uma “cópia digitalizada” de um documento físico — ele é o próprio documento original.

Diferença entre documento digitalizado e nato digital

Essa distinção é absolutamente fundamental para qualquer gestor público que deseja estar, de fato, em conformidade com as regras de governança digital. Um documento digitalizado é aquele que foi, inicialmente, produzido em papel e, somente depois, escaneado para o formato eletrônico. Já o nato digital, como o próprio nome indica, já nasce digital. Ou seja, ele não precisa — e nem deve — passar por qualquer processo de conversão. Desde o início, é criado, assinado e armazenado eletronicamente.

Para ilustrar melhor, imagine um despacho interno elaborado diretamente em um sistema oficial, com assinatura eletrônica do servidor responsável. Esse é um claro exemplo de documento nato digital na gestão pública. Agora, se esse mesmo despacho fosse escrito à mão e, posteriormente, escaneado, ele seria apenas um documento digitalizado, sem as mesmas garantias de integridade e validade jurídica.

Compreender essa diferença, portanto, evita equívocos no uso dos documentos e contribui significativamente para garantir a validade jurídica e a efetividade dos atos administrativos. Por isso, dominar o conceito de o que é um documento nato digital torna-se um passo essencial para qualquer administração pública que busca, com seriedade, mais transparência, eficiência e segurança institucional.

Por que o nato digital é importante na administração pública?

Adotar o nato digital na administração pública vai muito além de uma simples modernização de processos. Na prática, essa iniciativa tem impacto direto na transparência, na eficiência da gestão e na conformidade legal com normas que se tornam, progressivamente, mais rigorosas em relação à digitalização de documentos públicos.

Importância do nato digital para a transparência

A gestão pública, por sua natureza, precisa prestar contas à sociedade — e isso exige documentos que possam ser, com facilidade, acessados, auditados e validados. O documento nato digital, por ser criado, assinado e armazenado em ambiente digital desde a origem, garante uma cadeia de custódia clara, segura e rastreável, sem brechas para adulterações. Dessa forma, ele fortalece significativamente a confiança da população e dos órgãos de controle na integridade da documentação administrativa.

Além disso, no contexto da Lei da Digitalização, o uso de documentos nascidos digitais surge como uma das formas mais eficazes — e recomendadas — de cumprir os requisitos legais. Isso ocorre sem que haja a dependência de versões físicas ou digitalizadas, que podem, eventualmente, perder sua validade jurídica devido a falhas técnicas ou ausência de autenticação adequada.

Portanto, adotar o nato digital na gestão pública não é apenas uma escolha tecnológica — é, acima de tudo, uma estratégia essencial para garantir a transparência, a legalidade e a credibilidade dos atos administrativos.

Benefícios do documento nato digital

• Entre os principais benefícios do nato digital, destacam-se:
• Redução de custos operacionais com papel, impressão, transporte e armazenamento;
• Agilidade nos processos administrativos, permitindo decisões mais rápidas;
• Segurança jurídica, com registros invioláveis e assinaturas digitais certificadas;
• Conformidade com a legislação vigente, como a Lei nº 14.129/2021 (Lei do Governo Digital) e o Decreto nº 10.278/2020, que tratam da validade de documentos digitais;
• Sustentabilidade ambiental, ao eliminar a necessidade de produzir e armazenar documentos físicos.

A importância do nato digital está, portanto, em viabilizar uma administração pública mais moderna, eficiente e responsável. Ele não apenas atende às exigências legais, como também posiciona a prefeitura ou câmara municipal como referência em boas práticas de governança digital.

Legislação e regras do documento nato digital

Para garantir validade jurídica e confiabilidade, o documento nato digital precisa seguir regras bem definidas por legislações específicas. Isso é essencial para que ele seja aceito por tribunais, órgãos de controle e sistemas oficiais de gestão pública. Ignorar essas normas pode colocar a administração em risco, inclusive com apontamentos em auditorias e bloqueios de repasses.

Nato digital no contexto da Lei da Digitalização

A base legal que regula o uso de documentos eletrônicos na administração pública está, principalmente, na Lei nº 14.129/2021, conhecida como Lei do Governo Digital, e também no Decreto nº 10.278/2020, que trata da digitalização de documentos físicos e da validade jurídica de documentos digitais. No caso do nato digital, esses dispositivos reforçam, de maneira clara, que documentos nascidos em meio eletrônico e assinados com certificados digitais válidos possuem exatamente o mesmo peso legal que um documento produzido em papel.

Além disso, essas normas estabelecem diretrizes importantes para que os documentos digitais sejam aceitos oficialmente, o que inclui não apenas o formato eletrônico, mas também requisitos técnicos relacionados à segurança e rastreabilidade.

Em resumo, a legislação brasileira reconhece o nato digital como documento oficial, desde que ele atenda aos critérios de integridade, autoria e temporalidade — todos esses elementos garantidos por meio de tecnologias como assinatura digital qualificada e carimbo de tempo, que asseguram a validade jurídica plena do documento.

Portanto, entender o nato digital no contexto da Lei da Digitalização é essencial para garantir que sua gestão esteja alinhada com as normas atuais, evitando riscos legais e promovendo uma administração pública mais eficiente e segura.

Regras e exigências legais para validade

As regras do documento nato digital são claras:

• Ele deve ser criado diretamente em ambiente digital, sem conversão de formato físico;
• Deve contar com mecanismos de autenticação, como assinaturas eletrônicas que sigam os padrões da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira);
• Precisa garantir integridade do conteúdo, impedindo qualquer tipo de alteração após sua emissão;
• É recomendável utilizar sistemas auditáveis, com registros de acesso e histórico de alterações (logs), especialmente no setor público.

Esses requisitos não são apenas burocráticos — eles são fundamentais para a segurança jurídica dos atos administrativos. Por isso, ao planejar como implementar o nato digital na sua gestão, é indispensável garantir que todas as plataformas e fluxos de trabalho estejam em conformidade com a legislação vigente.

Como fazer um documento nato digital na prática?

Saber como fazer um documento nato digital na prática é o passo decisivo para transformar a teoria em realidade dentro da sua gestão pública. Felizmente, o processo é mais simples do que parece — desde que você siga os requisitos legais e utilize as ferramentas corretas.

Etapas para criar documentos nascidos digitais

O primeiro ponto é garantir que o documento seja criado diretamente em meio eletrônico. Isso significa abandonar formulários impressos, planilhas manuais e versões físicas, e começar a produzir tudo por meio de sistemas oficiais, como SEI (Sistema Eletrônico de Informações) ou plataformas próprias da prefeitura.

Veja o passo a passo básico para criar um nato digital:

1. Escolha uma plataforma digital segura e homologada;
2. Redija o documento diretamente no sistema (ex.: ofícios, portarias, despachos);
3. Utilize assinatura eletrônica — de preferência, a assinatura digital qualificada (via certificado ICP-Brasil), que garante validade jurídica plena;
4. Aplique o carimbo de tempo, quando exigido, para comprovar a data de criação;
5. Armazene o documento em ambiente digital auditável, com controle de acesso e backup.

Esse processo assegura que o documento seja válido desde o início e dispensará etapas adicionais de digitalização ou autenticação posterior.

Exemplo de documento nato digital na gestão pública

Para facilitar o entendimento, imagine um cenário real: o setor de compras da prefeitura precisa emitir um relatório de análise de preços para dar andamento a uma licitação. Tradicionalmente, esse processo envolvia o preenchimento de um modelo em papel, seguido da digitalização do documento para que ele pudesse ser compartilhado e arquivado. No entanto, com a adoção do nato digital, esse fluxo muda completamente.

Em vez disso, o servidor entra no sistema oficial, preenche o relatório digitalmente e o assina com seu certificado digital válido. Como resultado, o documento já nasce com validade jurídica, sem precisar passar por nenhuma etapa adicional de digitalização. Ele já está pronto para ser arquivado de forma segura, acessado por outros setores sempre que necessário e, inclusive, enviado eletronicamente ao Tribunal de Contas, caso seja solicitado.

Esse é, portanto, um exemplo prático de documento nato digital na gestão pública: o processo torna-se mais rápido, mais seguro e totalmente conforme com a legislação vigente. Além disso, garante economia de tempo, redução de custos operacionais e mais confiabilidade em todo o ciclo de tramitação documental.

Como implementar o nato digital na sua gestão pública

Implementar o nato digital na sua gestão não depende apenas de tecnologia. Envolver o nato digital exige mudança na cultura organizacional e capacitação da equipe para uso consciente das novas ferramentas. Também é essencial revisar fluxos internos para que todos os documentos já comecem no meio digital, com validade legal garantida. Assim, a gestão assegura máxima segurança, integridade e conformidade desde a criação até o arquivamento dos documentos públicos.

Checklist para uma migração segura

Antes de tudo, é essencial mapear os processos que ainda geram documentos físicos ou digitalizados. Esse diagnóstico inicial permite identificar gargalos e prioridades.

A seguir, veja um checklist prático para implementar o nato digital na sua prefeitura ou câmara municipal:

• Mapeie os fluxos de documentos que ainda usam papel ou digitalização;
• Escolha uma plataforma confiável para a criação e assinatura digital dos documentos;
• Garanta a adesão à legislação sobre documentos nato digitais;
• Treine servidores e equipes quanto às regras do documento nato digital e à operação dos sistemas;
• Implemente controles internos para garantir integridade, rastreabilidade e arquivamento seguro;
• Revise normas e portarias internas, ajustando o regramento administrativo à nova prática.

Portanto, seguir esse caminho evita improvisos, garante segurança jurídica e fortalece a imagem da instituição junto à sociedade e aos órgãos de controle.

Dicas práticas para gestores públicos

Se você é gestor, secretário ou ocupa cargo de chefia, saiba que o seu engajamento é fundamental. Liderar pelo exemplo, mostrar os benefícios do nato digital e cobrar o uso correto das ferramentas digitais são atitudes que aceleram a transição e consolidam a prática no dia a dia.

Além disso, não tente reinventar a roda: busque apoio técnico especializado, revise experiências bem-sucedidas de outros municípios e invista em capacitação contínua, principalmente sobre como fazer um documento nato digital na prática.

Como autenticar documentos nato digitais?

Autenticar corretamente um documento nato digital é o que garante sua validade jurídica, evita questionamentos e reforça a integridade das informações registradas. No ambiente da administração pública, esse cuidado é ainda mais necessário, já que os documentos produzidos precisam atender às exigências legais e aos critérios de auditoria dos órgãos de controle.

Validação de autenticidade jurídica

Para que um documento nato digital seja aceito oficialmente, ele deve atender a três requisitos principais: autenticidade, integridade e temporalidade. A forma mais segura e recomendada de atender a esses critérios é por meio da assinatura digital qualificada, emitida com certificado digital no padrão da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

Além disso, a aplicação de um carimbo de tempo reforça a validade do documento ao comprovar exatamente quando ele foi criado e assinado. Esse recurso é especialmente importante em processos licitatórios, contratos e atos administrativos com prazos legais.

Vale lembrar que assinaturas eletrônicas simples ou avançadas também são aceitas em determinados contextos, mas é fundamental consultar a legislação específica e as normas internas do órgão público responsável para definir o nível de exigência adequado.

Ferramentas e plataformas seguras

Na prática, a autenticação dos documentos nato digitais deve ocorrer dentro de plataformas seguras e auditáveis, que registrem todas as etapas de elaboração, assinatura e arquivamento.

Alguns exemplos de ferramentas amplamente utilizadas no setor público:

• SEI (Sistema Eletrônico de Informações) – usado por diversos órgãos federais, estaduais e municipais;
• Gov.br Assinador – serviço gratuito do governo federal para assinatura de documentos com certificados digitais;
• Assinadores certificados ICP-Brasil, como Valid, Soluti, Serasa, entre outros.

Assim, independentemente da ferramenta escolhida, o mais importante é garantir que ela siga as regras do documento nato digital, esteja em conformidade com a legislação vigente e assegure a integridade de todo o processo documental.

Conclusão: o nato digital como pilar da gestão pública transparente

O nato digital é mais que inovação: tornou-se exigência estratégica para uma gestão pública eficiente, transparente e juridicamente segura. Ao entender o que é um documento nato digital e suas regras, você logo percebe que essa prática é indispensável na administração pública.

Adotar o nato digital significa, entre outras vantagens, garantir documentos com validade jurídica desde a origem, reduzir custos operacionais relacionados à impressão e armazenamento, melhorar significativamente o acesso à informação pública e atender, com precisão, às exigências da Lei da Digitalização. Mais do que isso, trata-se de um passo decisivo para modernizar os processos administrativos, otimizar a rotina dos servidores e fortalecer, de maneira consistente, a confiança da população e dos órgãos de controle nos atos da administração pública.

Se você chegou até aqui, já tem uma compreensão sólida sobre como fazer um documento nato digital na prática, quais ferramentas são recomendadas, como autenticar documentos nato digitais de forma segura e, principalmente, como implementar o nato digital na sua gestão pública com planejamento, conformidade e eficiência.

Assim, ao dar esse passo, sua instituição estará pronta para a era digital e alinhada aos princípios da governança pública moderna e transparente.

Seu Portal da Transparência está 100% atualizado?

Se você não sabe o que está irregular no seu portal, como vai conquistar o Selo Diamante no PNTP?

Solicite agora o seu diagnóstico gratuito!
Um dos especialistas da CR2 vai fazer uma análise completa do seu site e mostrar:

✔ As principais irregularidades atuais
✔ O que precisa ser corrigido imediatamente
✔ Como alinhar seu portal aos princípios da Adm Pública

👉 Clique aqui e solicite seu diagnóstico gratuito agora mesmo

Com o apoio da CR2, você não apenas cumpre a lei — você conquista reconhecimento, segurança jurídica e tranquilidade para governar.

Bárbara Albuquerque