Por que a Controladoria não consegue cobrar os outros setores?

Se você é responsável pelo Controle Interno da sua prefeitura ou câmara, provavelmente já passou por isso: você cobra os setores para enviarem as informações, insiste nos prazos, tenta organizar tudo… mas parece que está falando sozinho.

Enquanto isso, os erros continuam acontecendo, o portal da transparência fica desatualizado, e a culpa — adivinha — cai em você.

Essa sensação de estar no centro da responsabilidade, mas sem a autoridade necessária para garantir que tudo funcione, é mais comum do que parece. E é justamente sobre isso que vamos falar neste artigo.

Vamos mostrar por que, mesmo com boa vontade e esforço, muitos controladores internos não conseguem fazer com que os setores colaborem. E, mais importante: como resolver isso sem se desgastar ou carregar esse peso sozinho.

Uma função estratégica, mas sem autonomia real

O Controle Interno tem uma missão nobre: garantir que a gestão pública funcione com transparência, legalidade e responsabilidade. O problema é que, na prática, essa missão muitas vezes é sabotada por dentro da própria administração.

Você, que está nessa função, já deve ter vivido o seguinte cenário: recebe a responsabilidade de manter o portal da transparência em dia, mas depende de cada setor enviar as informações no prazo certo. A contabilidade precisa enviar os empenhos. O RH, as folhas de pagamento. O setor de obras, o andamento físico e financeiro. E assim por diante.

Agora seja sincero: quantas vezes isso realmente acontece sem você ter que cobrar?

É como se a transparência fosse sua obrigação, mas as ferramentas para cumpri-la estivessem fora do seu alcance. Você precisa cobrar, organizar, conferir, atualizar — e tudo isso sem ter poder direto sobre os setores. Resultado? A responsabilidade é sua, mas o controle de fato… nem tanto.

A sobrecarga invisível que ninguém vê

Quem olha de fora muitas vezes não percebe, mas a rotina do Controle Interno é uma maratona silenciosa. São dezenas de prazos para acompanhar, documentos para verificar, setores para cobrar — tudo isso com pouco apoio e, muitas vezes, acumulando outras funções.

A impressão que fica é a de que você precisa ser um super-herói: entender de legislação, conhecer o funcionamento de todos os setores, ter jogo de cintura para cobrar colegas, e ainda conseguir manter tudo organizado.

Só que você não tem uma equipe só para isso. Não tem um sistema eficiente que monitore automaticamente os prazos. E, muitas vezes, nem recebe retorno quando pede alguma informação. Enquanto isso, os riscos continuam crescendo — e se algo der errado, é o seu nome que estará no relatório do Tribunal de Contas.

É uma sobrecarga silenciosa. Invisível para muitos, mas totalmente real para quem vive isso todos os dias.

Por que os setores internos não entregam as informações no prazo?

Essa é a pergunta que martela na cabeça de quem está no Controle Interno: “Por que é tão difícil conseguir que os setores colaborem?” Você já tentou de tudo — planilha, e-mail, lembrete no grupo de WhatsApp — mas mesmo assim, as informações não chegam como deveriam. E quando chegam, muitas vezes estão incompletas ou fora do prazo.

A verdade é que isso acontece por alguns motivos bem claros, e que você provavelmente já identificou no seu dia a dia:

Falta de clareza sobre o que deve ser publicado

A maioria dos servidores não tem conhecimento técnico sobre as leis de transparência. Eles não sabem o que exatamente precisa ser publicado, nem quando. Para eles, transparência ainda é “coisa da Controladoria”, e não uma responsabilidade compartilhada por todos os setores.

Falta de cobrança estruturada

Quando a cobrança depende apenas de e-mails isolados ou ligações esporádicas, ela perde força. O servidor acaba priorizando o que está “pegando fogo” no setor dele e deixa a transparência para depois. Sem um sistema de monitoramento e cobrança recorrente, a coisa simplesmente não anda.

Falta de consequências internas

Se ninguém é responsabilizado pelos atrasos, a cultura da impunidade se instala. Os prazos viram “sugestões” e o portal da transparência vira um retrato da desorganização. No fim das contas, quem sofre as consequências é quem está tentando fazer tudo certo.

O que está em jogo quando a transparência falha?

Às vezes, pode parecer que atrasar uma publicação ou deixar um documento de fora não é tão grave assim. Afinal, é só um detalhe, certo? Errado. No cenário atual da gestão pública, qualquer falha no portal da transparência pode virar uma dor de cabeça imensa — tanto para o gestor quanto para o responsável pelo controle.

Risco de multas e processos por improbidade administrativa

A Controladoria é cobrada como se tivesse total autonomia sobre os setores, mas na hora de prestar contas, não adianta explicar que fulano não mandou o arquivo ou que o sistema travou. Para o Tribunal de Contas e o Ministério Público, o que vale é a regra: a informação tinha que estar publicada. E se não está, alguém vai responder por isso.

E muitas vezes, esse “alguém” é justamente quem mais se esforça para fazer a coisa certa.

Desgaste político para o gestor

Além dos riscos jurídicos, tem o impacto político. Oposição, imprensa local, redes sociais… tudo isso pode virar uma bomba se descobrirem que o portal está desatualizado. E você sabe: mesmo que o erro seja técnico, a responsabilidade sempre recai sobre o prefeito, o presidente da câmara e, claro, a Controladoria.

Em um ambiente político cada vez mais tenso, a transparência virou alvo fácil para ataques. Uma pequena falha pode colocar toda a gestão em xeque.

A solução é ter um aliado que cobre por você

Chega uma hora em que, por mais que você tente fazer tudo sozinho, fica claro: você precisa de reforço. E não qualquer reforço — mas alguém que entenda as exigências da transparência, tenha autoridade técnica e consiga agir com constância e estratégia. É aí que entra o papel da CR2.

A CR2 assume a cobrança e o monitoramento das publicações

Quando você tem a CR2 ao seu lado, não precisa mais implorar por colaboração entre os setores. Nós entramos em contato direto com os responsáveis de cada área, fazemos o acompanhamento dos prazos e cobramos de forma organizada e contínua para que todas as informações sejam entregues corretamente — e dentro do prazo legal.

Não é cobrança aleatória. É processo, é método, é rotina. Com isso, você deixa de ser o único responsável por lembrar os outros do que deve ser feito.

Você deixa de ser o “chato da cobrança” e vira o gestor estratégico

Com a cobrança sendo feita por uma equipe externa especializada, sua postura muda. Você ganha tempo para focar no planejamento, na prevenção de riscos e no fortalecimento da governança. E o melhor: com o respaldo técnico da CR2, sua palavra passa a ter mais peso, porque vem acompanhada de dados, prazos e recomendações.

Você deixa de apagar incêndio para atuar como deveria desde o começo: como um líder estratégico da integridade na gestão.

E o melhor: mostramos tudo em relatórios mensais

Não adianta só cobrar e publicar. Para que a transparência funcione de verdade, é preciso documentar todo o processo, saber o que foi feito, o que ainda está pendente e quem está falhando. É por isso que, com a CR2, você recebe mensalmente um relatório completo da situação do portal da transparência.

Provas documentadas da sua atuação

Esse relatório mensal é muito mais do que uma planilha ou um resumo. Ele mostra, de forma clara e organizada:

• O que foi publicado no período
• O que ainda está pendente
• Os prazos legais para cada informação
• Quem é o responsável por cada pendência
• Quais são os riscos se nada for feito

Com esse material em mãos, você finalmente consegue comprovar que está fazendo sua parte. E mais: passa a ter base sólida para cobrar os setores com segurança e autoridade.

Ferramenta para cobrar os setores com autoridade

Quando a cobrança vem acompanhada de um relatório técnico, feito por uma assessoria especializada, a conversa muda. O setor já não pode dizer que “não sabia” ou que “não era com ele”. O relatório mostra com clareza o que está atrasado e quem deveria ter feito.

Isso dá à Controladoria uma nova postura: menos reativa e mais estratégica. Você para de “pedir favor” e passa a cobrar com base, com método e com força institucional.

Diagnóstico gratuito: veja onde a sua Controladoria está perdendo força

Se você leu até aqui, provavelmente se reconheceu em vários pontos. A verdade é que o problema não está em você, mas sim na falta de apoio, estrutura e processos bem definidos.

É justamente por isso que a CR2 oferece um diagnóstico gratuito do seu portal da transparência. A gente analisa o seu portal e mostra exatamente onde estão os gargalos, o que está irregular e por que sua Controladoria está sendo sobrecarregada.

Descubra onde estão os gargalos do seu portal da transparência

• Seu portal está 100% atualizado?
• Todos os setores estão entregando o que deveriam?
• A estrutura facilita ou atrapalha o acesso às informações?
• Você tem como provar que está fazendo sua parte?

Se você não sabe responder essas perguntas com segurança, esse diagnóstico é para você.

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Ricardo da Fonseca

Especialista em Transparência Pública, foi um dos precursores do tema no mercado brasileiro, ajudando desde 2011 as entidades municipais a ter uma gestão 100% transparente. Fundador e CEO da CR2 Transparência Pública, a maior empresa do Brasil no segmento.